Gestión de problemas (Issues) en proyectos
Un problema (o issue) se define como un obstáculo que impedirá el progreso del proyecto y que no puede ser resuelto por el gerente del proyecto y su equipo sin ayuda externa. Si surge un problema que el gerente y el equipo pueden resolver, simplemente es uno de los tantos «incendios» que surgirán y se apagarán en una semana cualquiera. Sin embargo, surge un issue si se requiere ayuda externa. Este es el momento de asegurar que exista un proceso para informar a las personas adecuadas sobre el problema y resolverlo lo más rápido posible.
La gestión de problemas es uno de los procesos fundamentales del Proceso de Gestión de Proyectos TenStep. Gestionar y resolver problemas es una de las habilidades que todo gerente de proyecto debe dominar. La mayoría de los proyectos de cualquier tamaño tienen que lidiar con problemas; estos no pueden ignorarse ni postergarse para un momento posterior. Deben resolverse de forma rápida y eficaz. Los procesos utilizados para gestionar problemas en proyectos grandes se describen a continuación:
- Recopilar:Solicitar posibles problemas a cualquier interesado (stakeholder) del proyecto, incluyendo al equipo, clientes, patrocinadores, etc. El problema puede presentarse de forma verbal o escrita, pero debe documentarse formalmente utilizando un Formulario de Problemas (Ver la Plantilla Issues Form).
- Validar:Confirmar que el problema es, de hecho, un issue formal y que cumple con los criterios establecidos para ser considerado como tal.
- Registrar:Ingresar el problema en el Registro de Problemas (ver plantilla Issues Log).
- Investigar:Asignar el problema a un miembro del equipo del proyecto para su investigación (el gerente del proyecto puede asignárselo a sí mismo). Este miembro investigará las opciones disponibles para resolverlo. Para cada opción, deberá estimar el impacto en el proyecto en términos de presupuesto, cronograma y alcance.
- Analizar y decidir:Documentar las diversas alternativas y su impacto en el cronograma y presupuesto en el Formulario de Problemas. Presentar el problema, las alternativas y el impacto proyectado ante el patrocinador del proyecto y otros interesados relevantes para obtener una resolución.
- Gestión de alcance:(Si la resolución del problema implica cambiar el alcance del proyecto, cierre el issue y utilice los procedimientos de gestión de cambios de alcance para gestionar la resolución).
- Documentar la resolución:Registrar la resolución o el curso de acción en el Formulario de Problemas.
- Actualizar el registro:Documentar brevemente la resolución del problema en el Registro de Problemas.
- Ajustar:Realizar los ajustes necesarios al plan de trabajo y al presupuesto del proyecto, si corresponde.
- Actualizar la definición:Si la resolución de un problema provoca un cambio en el presupuesto, esfuerzo o duración del proyecto, se debe actualizar la Definición del Proyecto actual.
- Comunicar:Informar sobre el estado y la resolución de los problemas a los miembros del equipo del proyecto y a otros interesados relevantes a través del proceso de Gestión de Comunicaciones, incluido el Informe de Estado del Proyecto (Project Status Report).
¿Cómo podemos ayudarte en PPC Total?
No tienes que inventar la rueda. En PPC Total, hemos desarrollado un ecosistema para mover a tu empresa hacia la madurez proyectual:
- Coaching Especializado:Acompañamiento estratégico para gerentes que buscan alinear sus equipos y cultura bajo estándares de clase mundial.
- Plantillas y Herramientas:Acceso a documentación, checklists específicos por disciplina y flujos de trabajo basados en las mejores prácticas del Construction Industry Institute (CII), Lean Construction Institute (LCI) and Project Management Institute (PMI) listas para implementar en tus proyectos.
