Reunión de Lanzamiento del Proyecto – Kickoff Meeting
Los proyectos no siempre pasan por una secuencia organizada de planificación, aprobación y ejecución. A veces, un proyecto se encuentra en varias etapas de planificación, aprobación y ejecución a la vez. Antes de darse cuenta, puede encontrarse en medio del proyecto con miembros del equipo y partes interesadas que tienen distintos niveles de comprensión sobre lo que está sucediendo y por qué. Así como un proyecto debe tener una reunión formal y una aprobación que certifique que está completo, también tiene sentido realizar una reunión para hacer saber formalmente a todos que el proyecto ha comenzado.
El propósito de la reunión de lanzamiento es notificar formalmente a todas las partes interesadas que el proyecto ha comenzado y asegurarse de que todos comprendan sus roles y responsabilidades. La reunión de lanzamiento es el momento para reunir a todos los miembros del equipo, clientes y partes interesadas para preparar formalmente el terreno para el inicio del proyecto. Como todas las reuniones formales, debe haber una agenda y la reunión debe seguir un buen formato de reunión. Hay una serie de cosas específicas que querrá cubrir en esta reunión:
- Presentar a las personas en la reunión.
- Recapitular la información en la Definición del Proyecto, incluyendo:
- El propósito del proyecto.
- Entregables principales.
- Esfuerzo y presupuesto estimados.
- Fecha límite.
- Discutir los roles y responsabilidades importantes del equipo del proyecto, clientes y partes interesadas. Muchos, si no todos, de los involucrados estarán presentes. Si existe confusión sobre el rol de cada persona u organización, debe discutirse ahora.
- Repasar el enfoque general y el cronograma del proyecto. Esto da a las personas una idea de cómo se desarrollará el proyecto. En particular, querrá asegurarse de que la gente entienda lo que necesita hacer a corto plazo para apoyar el proyecto.
- Discutir y responder cualquier pregunta pendiente. El propósito de la discusión no es repetir el propósito del proyecto, sino permitir que las personas expresen preguntas o preocupaciones específicas que tengan a medida que comienza el proyecto.
- Confirmar que el proyecto ya está en marcha. Si no lo estaba antes, debería comenzar con efecto inmediato.
Otros puntos a considerar en la reunión de lanzamiento incluyen:
Asistentes. En general, el equipo del proyecto, el cliente y las partes interesadas deben estar presentes. Si esto resulta en demasiadas personas para estar cómodos, puede considerar tener solo a los actores principales. Luego puede reunirse con otros en reuniones de lanzamiento adicionales (mini-kickoffs), o puede enviar la información relevante de la reunión a las personas que no pudieron estar allí.
Duración. Aunque la mayoría de las reuniones de lanzamiento pueden llevarse a cabo en una o dos horas, otras podrían requerir un día o dos. Las reuniones de lanzamiento más largas son especialmente importantes si el proyecto es muy complejo o controvertido. En algunos casos, una reunión de lanzamiento larga puede ser útil como una forma de recopilar requisitos iniciales, aunque ese no sería el propósito principal.
Preparación. Se dice que nunca hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión. Esto es cierto con la reunión de lanzamiento. Está utilizando la reunión para ayudar a establecer expectativas para el proyecto. Si la reunión es desorganizada, caótica o una pérdida de tiempo, los participantes probablemente trasladarán esas percepciones al proyecto también. Asegúrese de haberse preparado bien para esta reunión y de que se desarrolle sin problemas. Hable con su patrocinador de antemano y asegúrese de estar de acuerdo con cómo se llevará a cabo la reunión.
Una vez completado el proceso de planificación, programe una reunión de lanzamiento para asegurar que su proyecto comience con el pie derecho.
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